Правила подготовки и оформления бизнес-справки

К. Ильин, Правила подготовки и оформления бизнес-справки

К. Ильин

Правила подготовки и оформления бизнес-справки

Вашему вниманию предлагается отрывок из готовящейся к публикации книги «Информационная аналитика для начинающих и профессионалов. Основы работы с информацией». Фрагмент, публикуемый здесь в сокращении, посвящен методологии написания бизнес-справки, в форме которой обычно составляется отчет информационного аналитика.

Бизнес-справка - документ, описывающий некий объект (юридическое или физическое лицо) с формализованных позиций и дающий наглядное представление о нем, характеризуя объект, в том числе, с точки зрения приложения коммерческого интереса. Подобные справки необходимы при принятии управленческих решений. Так, например, подготовка бизнес-справки о потенциальном партнере либо конкуренте является общепринятой корпоративной практикой.

Структура бизнес-справки о физическом лице

1. Заголовок. К заголовку нужно относится со всем вниманием. Первой строкой заголовка должно быть полное ФИО Вашего фигуранта. Его написание должно отличаться от остального текста. Целесообразно использовать больший шрифт (на 1-2 пункта) и выделение полужирным. Можно добавить и подчеркивание, особенно если есть подзаголовок. Весьма неплохо смотрится подобный заголовок в правом верхнем углу первого листа документа.

Неплохо разработать стандартный подзаголовок для подобных документов. Ведь, как правило, все подготавливаемые документы легко разбить по категориям – служебная записка, памятная записка, информационная справка, биографическая справка, подборка прессы и т.д. и т.п. (это касается любых документов, а не только бизнес-справок). Соответственно, подобные поясняющие наименования можно использовать в качестве стандартного подзаголовка, что подчеркнет Ваш профессиональный подход к делу. Естественно, что подзаголовок должен быть иного текстового оформления, нежели основной заголовок (возможно, отстоять от него ниже на один интервал).

2. Оглавление. Целесообразно только при значительном объеме материала и достаточно большом количество разделов и подразделов в Вашем документе, а так же при отсутствии логической связи между разделами документа.

В левом углу документа размещаем фотографию фигуранта.

3. Текстовую часть справки следует начинать с персональных данных – ФИО (обязательно выделить полужирным), дата и место рождения, национальность, личный ИНН, паспортные данные (если есть, и это позволительно в выбранном Вами формате справки – это правило относится и ко всем нижеследующим пунктам), адреса прописки (проживания), телефоны, в том числе мобильные.

4. Сведения о семье и ближайших родственниках. При возможности дать краткую характеристику каждого.

5. Вопросы собственности – недвижимость, автотранспорт, иная собственность.

6. Биография описываемого лица. В хронологическом порядке описываем известные периоды его жизни, обязательно начиная с дат. В случае, если нет уверенности в информации, или ее источник вызывает сомнения, обязательно помечайте в скобочках, что информация требует подтверждения, или со ссылкой на источник. В конце биографии приводим данные о государственных наградах, ученых и почетных званиях, личных увлечениях.

7. В отдельный раздел следует выделить такие характеристики, как черты характера, мнения других людей, газетные публикации (как привило, приводятся в конце документа).

8. Информация о коммерческой деятельности (а так же об участии в государственных предприятиях). Этот раздел справки практически полностью идентичен бизнес-справке на юридическое лицо (см. ниже).

9. Информация о деловых, личных и иных связях фигуранта (раздел включается в бизнес-справку по мере необходимости). В большинстве случаев описание связей фигуранта сводится к персональным идентифицирующим данным и данным по коммерческой деятельности.

10. Подборка прессы (в хронологическом порядке). Если того требуют конкретные обстоятельства или заказчик – предварите подборку кратким дайджестом приводимой прессы и ее общим (по возможности кратким) анализом.

Структура бизнес-справки по юридическому лицу

1. Наименование (заголовок), стандартный подзаголовок, оглавление и нумерация страниц – все, как и в бизнес-справке по физическому лицу.

2. Вид деятельности предприятия, затем – ИНН и дата регистрации предприятия. Здесь же можно указать отраслевую принадлежность (если это необходимо). Если ИНН не известен, можно указать ОГРН (основной государственный регистрационный номер) и дату его присвоения, или ограничиться датой создания предприятия, если нет иных данных.

3. Юридический и фактический адрес. Желательно указывать полный адрес – с почтовым индексом, наименованием населенного пункта, литеры дома, номера строения и т.п.

4. Телефоны и факсы. Обязательно указывайте код населенного пункта. Далее – электронный адрес, электронный почтовый ящик (ящики), телетайп, телекс.

5. Информация о руководстве предприятия. Информация, как правило, подается в кратком виде (при необходимости подробная справка по лицу приводится в соответствующем разделе данного документа). В конце данного раздела уместно привести общее число работников предприятия. Если имеется дополнительная информация о работниках предприятия, будь то криминальная информация, данные о доходах, краткие биографические данные и т.п., то ее можно оформить в виде отдельного раздела «Кадровый состав» или приложения.

6. Структура предприятия – управления, отделы, связанные структуры и т.п. Эти данные приводим после кадрового раздела.

7. Информация о владельцах и акционерах. Как правило, для акционера указывается следующая информация:

• Физическое лицо – процент владения, ФИО, идентификационные данные, адреса, телефоны; возможно, информация об иной коммерческой и (или) руководящей деятельности (в том числе и в государственных структурах).

• Юридическое лицо – процент владения, ИНН (ОГРН), дата регистрации, юридический и фактический адреса, руководитель, бухгалтер и владельцы предприятия.

Если нужно представить динамику изменения в составе собственников, целесообразно для этого использовать простую таблицу MS Word. По вертикали располагаем собственников, по горизонтали – отчетные периоды (на которые есть информация). В пересечениях, - соответственно проценты владения. Необходимо приводить данные об общем количестве акционеров, о регистраторе данного предприятия, реестре акционеров, о выпусках акций и т.п.

8. Большой раздел, посвященный финансово-хозяйственной деятельности.

Начинаем, естественно с основных финансовых показателей юридического лица. Актив, пассив, прибыль, убытки, кредиторская, дебиторская задолженность и т.п. (приводим только цифры, - лучше в форме таблицы). Указываем так же аудитора юрлица. Если имеются бухгалтерские балансы, то на них ссылаемся и приводим их в приложении. Приводим банковские счета и, по возможности, проводимые операции по ним.

Закончив с чисто финансовыми показателями, переходим к основным средствам, имеющейся недвижимости, а также крупным сделкам, обременениям (тоже очень коротко – только цифры и факты). Далее – исполненные, исполняемые и ожидаемые договора по профилю (а иногда и не по профилю) деятельности юридического лица.

9. Виды деятельности, производимая продукция, рынки сбыта, конкуренты. (Если информации мало, то виды деятельности можно привести после названия, до ИНН – выделив курсивом и более мелким шрифтом.)

10. Поставщики, партнеры, заказчики. Аналогично, как в двух предыдущих разделах.

11. Подборка прессы (в хронологическом порядке). Если того требуют конкретные обстоятельства, или заказчик – предварите эту подборку кратким дайджестом приводимой прессы и ее общим (по возможности кратким) анализом.

Приложения к бизнес-справке:

Ø Квартальные отчеты

Ø Бухгалтерские балансы

Ø Выпуски ценных бумаг

Ø Существенные события эмитента ценных бумаг

Также целесообразно в приложениях приводить объемные материалы, не подпадающие под раздел пресса, например, официальные документы (устав юрлица, положения о совете директоров, иные нормативные документы юрлица, официальные распоряжения органов власти, иные документы подобного толка). Как правило, они неуместны в общей канве бизнес-справки. Также в приложение вынесем обширные списки и перечни – работников, акционеров и т.п. (конечно, если список работников всего-то ничего - 10 человек, нет смысла, а если список сотрудников охранного предприятия с указанием их работы занимает 25-30 листов, - то его только в приложение, чтобы не портил общий вид документа).

Об авторе. Константин Ильин.

Более 14 лет профессионально занимается работой по поиску, сбору, обработке и анализу информации, подготовке отчетов и иных документов. Большую половину этого срока отдал государевой службе.

Считает, что знаниями надо делиться, иначе – застой. Зациклившись на охране своего «тайного» знания, специалист рискует безнадежно отстать и оказаться в прошлом веке. Поэтому обмен знаниями – это путь к повышению уровня информационной аналитики, путь к увеличению числа твердых профи на этой стезе, путь к повышению важности и значимости этой отрасли.Живет и работает в Санкт-Петербурге.

ilkonst@mail.ru