Как бороться с "откатами"?

[MOS]

ТЕСТ зашел под легендой опытного работника из аналогичной фирмы, пришедшего со своей наработанной клиентской базой. Это позволило упростить организацию акций, сократить сроки подготовки и привлечь внимание к его контактам со стороны сотрудников. Проверка проводилась снизу вверх, от более молодых менеджеров до руководителя отдела, с регулярностью около трех дней.

 

Если опустить индивидуальные реакции, сразу обратила на себя внимание группа, проявлявшая наибольший интерес к его персоне, активно интересующаяся его деятельностью, прошлым и контактами, выказывавшая повышенное дружелюбие, когда другие напротив дистанцировались от него, и собиравшая советы-перекуры после каждой новой акции. Примечательно также, что перекуры стали проходить при участии бухгалтера, которая не курит. Она же активно интересовалась мнением руководителя о новичке и держала руку, что называется, на пульсе. Когда двое из группы были уже "окучены", между ними и ТЕСТом произошел разговор "начистоту", где сотрудники довольно жестко выразили интерес к его клиентам (крупные заказы, наличные оплаты, незнакомство с руководством), и предложили прекрытие по бухгалтерии. Следующее же оформление сделки подтвердило существование такого прекрытия. Порядок проверки был изменен таким образом, чтобы успеть проверить всех, а затем продолжить проверку оставшихся сотрудников означенной группы.

 

На этот период пришлась и проверка сотрудницы, которая уже через день положила на стол заявление об уходе. Этому предшествовала ее попытка добиться от бухгалтерии "прозрачности" ведения клиентской базы. Бухгалтер назвала это неуместной попыткой контролировать действия руководства, пожелав заниматься своими прямыми обязанностями. Тогда сотрудница попросила сверить записи по товарам и оплатам только ее клиентов. Она сказала, что хочет убедиться, что под ее именем фиксируется только ее работа, а не чья-либо еще, например, нового сотрудника, за ошибки работы которого она не хотела бы нести ответственности. Бухгалтер, несмотря на почти полное соответствие отчетных записей истине, оказалась меж двух огней. С одной стороны - сотрудница, явно знающая или догадывающаяся о махинациях на фирме. С другой стороны - уже произошедший разговор "начистоту" с новым сотрудником. Поэтому, она не пошла на открытый конфликт, а согласилась на сверку записей, но свела разговор к тому, что сотруднице следует найти другую работу, если она не согласна с существующими правилами и боится ответственности. И добавила, подчеркнув свою близость к руководству и повышенную осведомленность, что новичок на особом положении, и не исключено, что скоро сможет полностью заменить ее в работе. Именно это заставило сотрудницу почувствовать себя совершенно незащищенной, а начальство несправедливым. Поэтому на утро она положила на стол написанное твердой рукой заявление об уходе. Но пожелала в кратчайшие сроки полностью "свестись" и "закрыться" по всем своим клиентам.

 

На вопрос "почему Вы решмили уйти?" в кабинете работодателя, сотрудница повторила, что прозрачность бухгалтерии по клиентам и сотрудникам отсутствует, и она боится нести ответственность за то, что не может контролировать. Тогда спросили "Это единственная причина?" Ответила нет, и она уверена, что руководство не считает ее перспективным и вообще ценным сотрудником. "У Вас есть какие-то основания для таких опасений?". Ответила, что сформировала об этом мнение на основе своих наблюдений и общения внутри коллектива. "Кто именно давал Вам понять, что Вы не представляете интереса для компании?" - Официально никто, но я предполагаю, что приход нового сотрудника повлечет мое увольнение. "Почему?" - потому что руководитель отдела считает его более перспективным. "Руководитель отдела сам сказал об этом?" - (...замешательство...) Нет. Может, мне так показалось со слов бухгалтера. У нас с ней вышел небольшой конфликт. "Какая причина конфликта?" - Я хотела свериться по своим клиентам. Не помню. Какая разница? Я не хочу отвечать за действия других сотрудников. "Вы говорите о махинации сотрудников с клиентами?" - Да. "Кого именно Вы имеете ввиду?" - (...замешательство...) Я хотела бы получить полный расчет по своим клиентам и характеристику для новой работы... "Не волнуйтесь. Нам нужно знать. Вы хорошо работали до прихода нового работника, являетесь ценным сотрудником, и вопрос Вашей замены или увольнения не рассматривается. Теперь неожиданно решили покинуть фирму. Как мы выяснили, единственной причиной являются Ваши опасения быть вовлеченной в махинации с клиентами. Значит, кого-то подозреваете. Это новый сотрудник?" - Да, мне так кажется. У меня нет доказательств. Но я не хочу, чтобы его клиенты проводились под меня. Мне сказали, что он чей-то хороший знакомый. Вы дадите мне хорошую характеристику? Если нужно - у меня есть все записи по работе с клиентами в дневнике.

 

Конечно, здесь сотрудницу осторожно посвятили в курс дела, работодатель немедленно предложил ей повышение. Было решено вывести ее из игры до конца проверки, и она отправилась на семинар (отдых). Сотрудникам было сказано, что она увольняется, а проверка продолжилась.

 

Результатом стало увольнение четырех из 13 сотрудников отдела продаж, которые проработали в компании по меньшей мере два года, и бухгалтера (более 4 лет).

Один из четырех сотрудников не относился к группе, а работал самостоятельно. Интересен тем, что не шел ни на обсуждение внутри коллектива, ни шел на разговор с ТЕСТом, ни делал вид, что не заметил. Уникум вернулся через время в кабинет с ручкой и бумажкой, и заявил, что ничего не понимает - по каким ценам и с какой скидкой работает новичок. По его подсчетам, оплата должна быть такой-то. А на встречный вопрос - напомните, так сколько Вы забрали у Клиента? - назвал меньшую сумму, сильно смутившись. Согласно "заготовке", был вызван ТЕСТ, который пояснил, что это предоплата, и остаток будет доплачен в течение недели, после чего сам вызывл проверяемого сотрудника на откровенный разговор. Но и это не слишком помогло. Сотрудник отказался как прикрывать махинации в следующий раз, так и работать в паре, случайно сболтнув в контексте "работаю сам". Провалился уже после вывода ТЕСТа из операции (увольнение) при передаче ему части клиентов новичка, когда попытался включить нового клиента (псевдо) в свою схему махинаций, и провернуть такую сделку.

 

Что касается "пробитой ауры" - успешно "вправлена". На сегодня, она является старшим менеджером этого же отдела продаж (ведет одно из направлений), проходит профильные курсы и рассматривается для перевода в главный офис компании. Отношения с оставшимися сотрудниками хорошие. Во-первых, они такими и были, а во-вторых, все понимают, что вектор карьеры сейчас лежит вдоль вектора ее продвижения. Единственный условный минус - говорят, в главном офисе (а там проверка не велась) ее прозвали Гадкий Утенок.

[CI-KP]

ТЕСТ зашел под легендой опытного работника из аналогичной фирмы, ...

10104[/snapback]

Большое спасибо. Действительно, полезная история. А в лице "Гадкого Утенка", как мне кажется, руководитель при правильном поведении имеет шанс получить очень лояльного лично к нему сотрудника (если, конечно, "Утенок" сможет удержаться от того, чтобы не начать чувствовать подвох вообще повсюду, даже там, где его нет).

[Гость]

Доброго времени суток.

 

Меня вопрос откатов (нахождения врага) впрямую не касался, но свои соображения имеются.

1. Если сотрудникам отдела закупок платят минимальную зарплату, а они не уходят, то они по любому откатывают. Сам наблюдал несколько раз подобную ситуацию.

2. Убеждением, что надо работать честно, эту проблему не побороть.

 

Про Петра I в этом плане вспомнил. Он говорил что-то типа "все равно воровать будут, поэтому жалование платить минимальное, и одного в год вешать, чтобы другие боялись". Может и метод, но так тогда люди будут воровать, рассчитывая урвать побыстрее и побольше.

 

Как сам делал. Организовывал тендеры на поставку. Заявки запечатанные, почтой. Коммерческие предложения оформлены без названия компаний, закодированы номерами. Решение принималось комиссией.

 

Еще что сразу приходит. Разделить процесс поставки между конфликтующими (в хорошем смысле - конфликт интересов) подразделениями. И заинтересовать их на экономию. Например. Бухгалтерия должна финансировать закупки. Если они находят возможность экономить на этом деньги - давать часть экономии в виде премии. Создать "внутренние откаты".

 

Ну и оперативные разработки. Если специалист отдела закупок ездит на машине, которая стоит больше его годовой зарплаты, да еще и иногда забывает приходить за зарплатой - каленым железом.

 

Конечно, это неправильно, но много чего держится на личных взаимоотношениях. Директор предприятия ДОЛЖЕН знать директоров (учредителей) основных поставщиков. Тем самым откаты можно переместить на уровень топов или упразднить совсем. Тем более что договор на поставку подписывается между руководителями предприятий, а не исполнителями отделов закупки и поставки.

 

Ввести процедуру утверждения крупных закупок. Понять, сколько можно откатить (в рублях и процентах) - соотнести это с зарплатой сотрудников отдела закупок. Вывести сумму, более которой уже нужно утверждать (риск откатов выше среднего). Например. Максимальная закупка без утверждения 100 000. Откат (статистика по рынку) не более 5%. Из-за 5 000 никто рисковать не будет.

 

Ну и сразу предупредить, что увольнять будем только с формулировкой "утрата доверия" и соответсвующим ореолом вокруг личности увольняемого. Если рынок маленький, то устроиться человеку дальше в подобную структуру - очень проблематично.

 

Да просто элементарно считать деньги. Знаю компанию, где директор (он же учредитель) не считает деньги. Он, наверное, считает, но округляет все до миллиона. Да еще и много чего проходит наличкой, в основном малоучтенной. Поэтому воруют практически все, кто имеет доступ к финансовым потокам. Да и остальные не особо теряются.

 

[Гость]

Может я себе льщу, но ведь сразу же видно, кто будет воровать, а кто нет.

Видел достаточно много "снабженцев". И примерно выделил типаж. Если интересно, то расскажу подробнее - словесный портрет.

А так, если коротенечко, то нужно смотреть на самого человека, на его типаж, внешний вид, манеры. С вероятностью более 80% можно сказать, будет он воровать или нет.

Пример. Видел одного заместителя начальника государственного учреждения, который при зарплате 3 800 (!) рублей в месяц умудрялся ездить на машине очень уважаемой английской марки и насить часы не менее уважаемой швейцарской. И камень в перстне у него был каких-то совершенно нескромных размеров.

Смотрите, как и что делают ваши сотрудники. Если рядовой специалист отдела закупок привык обедать в том же ресторане, что и Вы - есть повод задуматься. Ну и дорогие машины/часы на последние деньги тоже не покупают. Как говориться, паляться на мелочах. Не всех привлекает образ подпольного миллионера Корейко. И если человек начинает постоянно тратить деньги, которых у него быть не должно, значит, откуда то они поступают. Очень может быть, что из Вашего кармана.

[Corvet]

Может я себе льщу, но ведь сразу же видно, кто будет воровать, а кто нет.

Видел достаточно много "снабженцев". И примерно выделил типаж. Если интересно, то расскажу подробнее - словесный портрет.

А так, если коротенечко, то нужно смотреть на самого человека, на его типаж, внешний вид, манеры. С вероятностью более 80% можно сказать, будет он воровать или нет.

Пример. Видел одного заместителя начальника государственного учреждения, который при зарплате 3 800 (!) рублей в месяц умудрялся ездить на машине очень уважаемой английской марки и насить часы не менее уважаемой швейцарской. И камень в перстне у него был каких-то совершенно нескромных размеров.

Смотрите, как и что делают ваши сотрудники. Если рядовой специалист отдела закупок привык обедать в том же ресторане, что и Вы - есть повод задуматься. Ну и дорогие машины/часы на последние деньги тоже не покупают. Как говориться, паляться на мелочах. Не всех привлекает образ подпольного миллионера Корейко. И если человек начинает постоянно тратить деньги, которых у него быть не должно, значит, откуда то они поступают. Очень может быть, что из Вашего кармана.

10124[/snapback]

 

 

Все это верно! Весь вопрос в том, чтобы задокументировать злоупотребление, а не просто его отфиксировать. Да, можно косвенно понять, что человек имеет дополнительные доходы, но ведь он их может получать и из других источников, в том числе тех, которые не так просто выявить. Доход в виде автомобилей, перстней и т.д. может идти со стороны супруга (супруги), родителей, взрослых детей. Однозначно сказать, "откуда деньги, Зин!?", не всегда возможно и целесообразно. Особенно в отношении топ-менеджеров и лиц, к ним приближенных. Работа по ним серьезно затруднена и рискованна (с точки зрения потери работы хотя бы - стоит ли за это бороться?!). Но и не только по топ-менеджерам. Из собственного опыта: проверяли сигнал в отношении одного из сотрудников СБ (то есть с точки зрения собственной безопасности). "Стукачок" сообщал убийственные "факты": и машина новая, и квартира новая, и дача имеется, и жена не работает, и возможность воровать имеется. Негласная проверка лишь подтвердила наличие всех этих "благ". Тогда просто решили с человеком прямо поговорить. И он ДОКУМЕНТАЛЬНО и УБЕДИТЕЛЬНО дал весь расклад, откуда машина, дача, квартира. И повторная проверка уже с его участием (то есть он помогал нам) подтвердила все его объяснения.

Если бы мы исходили из общей (превратной) логики, основанной на презумпции виновности, то можно было бы однозначно сделать ввывод, что сотрудник - вор, и избавиться от него. А сотрудник-то ценный - опытный, знающий, инициативный...

С подобными ситуациями сталкивался неоднократно в практической деятельности. Более того, сталкивался и с попытками со стороны воров специально скомпрометировать честных сотрудников с тем, чтобы их убрать, а на их место попытаться посадить своих людей.

Поэтому предпочитаю не делать огульных выводов.

А что касается обеда в "том же" ресторане. То со мной самим был случай, когда мой недобросовестный подчиненный (назовем его В.) пытался скомпрометировать меня и "зарекомендовать" себя перед своими друзьями из сторонней организации, назовем ее Х.

Я созвонился со своим старинным приятелем, который работал руководителем Департамента в Х., и договорился свидеться с ним. Встреча проходила в ресторане, неподалеку от Х., где обычно обедают сотрудники этой компании. Во время нашего обеда нас увидел друг моего сотрудника В., с которым я был знаком. Он рассказал В. об этой встрече. Перед некоторое время другой мой сотрудник говорит мне, что служба безопасности Х. через ФСБ ищет подходы ко мне и просит организовать встречу, чем меня несказанно удивил. Я встретился с сотрудником ФСБ, через которого СБ искала подходы. И вот что я выяснил: СБ ищет всречу со мной, чтобы попросить меня вернуть им украденную МНОЮ (или для меня) базу данных со строго конфиденциальной информацией. Ничего кроме искренного изумления и смеха это сообщение у меня не вызвало! Я-то знал, что я этого не делал. Когда я подробно объяснил сотруднику ФСБ, что это мне нафиг не надо, но я готов к переговорам с Х., то, видя мою реакцию, он сказал, что передаст мои слова в СБ Х. Поскольку встреча до сих пор не состоялась (а событие это многолетней давности), то, надо понимать, Х. удовлетворился моими объяснениями, хотя внешняя сторона была похожа на возможность такого события (да и машину я тогда купил новую style_emoticons/default/smile12.gif ). Хотя Х. оставило свои подозрения в отношении меня, но мне стало весьма интересно, откуда "ветер дует". В результате проведенного расследования выяснилось, что эту самую базу данных украл как раз В.! А на меня пытался "перевести стрелки"...