учет ксерокопий

[Vinni]

Расшифруйте коллега...

 

Я имел в виду, что при достаточно проблематичной организации учета бумажных носителей гораздо эффективнее контроль можно организовать на электронных носителях (если конечно, специфика бизнес-процессов позволяет это сделать :smile8: ). При использовании электронных носителей (файлов и т.д.) главное - защититься от несанкционированного копирования через внешние устройства. А аналогом ксерокопий (если без них никак) становится печать, которую гораздо легче проконтролировать.

Для предотвращения несанкционированного чтения файлов, если они попали в чужие руки, применяют системы DRM (digital right management цифрового управления правами.

Примером является Microsoft RMS, которая позволяет документы MS Office хранить в зашифрованном виде и при создании документа указывать, кто может его читать.

 

[Оззи]

на данный момент самое верное средство как раз уйти от безбумажных технологий. Ручка на шнурке, злой архивариус и единственная точка входа-выхода самое дешевое и эффективное решение. Безбумажная технология работы с бумагами требует КРАЙНЕ высокой общей бизнес и ИТ культуры. Это, в свою очередь, подразумевает определенный уровень зрелости структур ИТ. Этот уровень опять же требует много чего (RTFM). ПМСМ.

[Игорь Нежданов]

В том то и дело, что каждое решение имеет свои плюсы и минусы. "Одна точка входа выхода" это здорово, но несколько затормозит процесс. А уж сколько вы узнаете нового о своей анатомии... особенно от продажников. Кроме того их главным лозунгом станет "этот ХХХХ не дает работать! компания из-за него деньги теряет!" и куча примеров из жизни. Руоковдитель точно не встанет на вашу сторону. Переход на безбумажную систему как предлагал Vinni имеет массу плюсов от легкости контроля и учета до сокрытия серых документов и экономии бумаги. Но как правильно было замечено нужен определенный уровень подготовки и культуры как в IT службе так и у сотрудников. Хотя начать процесс частичного переноса делопроизводства в виртуал уверен уже можно. А можно каждому допущенному к процессу размножения документов выдать электронный ключ, поставить копировальные аппараты с системой допуска по этим ключам и жестким диском для снятия электронной копии и контролировать кто что снимал. Но это уже к Топаренко - он в этом вопросе дока.

 

Так что хотелось бы подробнее знать исходные данные чтоб можно было давать обоснованный совет, а не рассуждать.

[larriks]

Коллеги, у кого как организован процесс снятия ксерокопий с документов, подпадающих под определение коммерческая тайна, и последующий учет указанных ксерокопий?

В связи со систематической утерей менеджерами подобных документов остра встал попдобный вопрос. Запретить снятие копий тоже не есть гуд, но и оставлять подобное без внимания невозможно. Проблема усугубляется тем, что практически в каждом подразделении имеется свой ксерокс. Как поступить в данном случае?

 

В бытность мою оаботы в одном из подразделений федеральной службы у нас была заведена такая практика: на каждом ксероксе стоял счетчик, который отображал количество выработанных копий. Рядом с ксероксом лежал журнал учета, в котором каждый, кто снимал копию записывал показания счетчика перед началом работы, дату, время, свою фамилию, суть документа, количество снятых копий, количество отбракованных листов (иногда не получается снять копию, т.к. бумагу зажевало, положил не так и т.д....), роспись. Периодически уполномоченный сотрудник в течении дня сверял показания счетчика с журналом.

Сталкивался я еще и с такой практикой, когда запрещено хранить ЛЮБУЮ информацию на бумажных носителях, за исключением оригиналов документов в сейфе. При этом, если тебе нужно было снять ксерокопии с документов, то делалось это в секретариате, где секретарь записывал и учитывал что. когда, кто ксерил.

 

[SA1D]

если тебе нужно было снять ксерокопии с документов, то делалось это в секретариате, где секретарь записывал и учитывал что. когда, кто ксерил.

 

:smile20:

Верное решение:

1. Цена (имеется ввиду не надо внедрять эл.документооборот, нужен всего лишь 1 сотрудник, а если компания большая 2-3)

2. Качество

3. Экономия

4. Контроль и учет